福岡の印刷会社で決算資料を注文！予算内で高品質な資料にする方法とは？

3月を決算期としている企業は、決算に向け慌ただしく準備を進めているところではないでしょうか。企業の場合、決算日である事業年度終了の日から2ヶ月以内に税務署に決算書類を提出し、法人税の納税をする必要があります。また、株式会社の場合は税務署に申告を終えた後も安心することはできません。会社法では、決算日から3ヶ月以内に定時株主総会を開かなければならないと規定しているのです。株主総会では株主に対し、決算報告を行う義務があります。
決算報告書を株主に配布する際、報告書に記載されている決算の内容はもちろん重要ですが、印刷の鮮明さなど、見た目が与える印象にも配慮しなければなりません。
今回は、福岡で高品質でリーズナブルな決算資料の印刷を依頼できる印刷会社の選び方などについてご説明します。

目次

• 決算資料の重要性と印刷のポイント
• 決算資料とは？その役割と目的
• 高品質な決算資料が企業イメージに与える影響
• 福岡で選ぶべき印刷会社
• 持ち込みデータへの対応力と柔軟性
• コストパフォーマンスに優れた印刷会社の見極め方
• 予算内で高品質な決算資料を作成するコツ
• デザインとレイアウトの最適化
• 〇印刷部数とコストのバランスを取る方法
• 〇印刷会社との効果的なコミュニケーション術
• 決算資料の印刷データの準備と入稿時の注意点
• PDF形式での入稿が推奨される理由
• 〇データ作成時に注意すべきフォントと画像の扱い
• 〇入稿前に確認すべきチェックリスト
• 福岡の印刷会社での注文から納品までの流れ
• 見積もり依頼から注文確定までのステップ
• 〇印刷工程と納期の目安
• 〇納品後のフォローアップと追加注文の方法
• 福岡で決算資料やチラシ、パンフレットのご依頼なら「西日本高速印刷」へお任せください！

決算資料の重要性と印刷のポイント

決算資料はどのような役割を果たす書類なのでしょうか。決算資料の役割と印刷する際に注意が必要な理由について解説します。

決算資料とは？その役割と目的

決算資料とは、株主総会や決算説明会などで使用する書類のことです。決算書類には、決算報告書や決算説明会資料などが該当します。
上場企業は、株主総会だけでなく、機関投資家や証券会社、報道会社などの関係者を対象に、決算説明会を行います。決算説明会は、決算後や中間決算後に行われることが多くなっています。
株主総会や決算説明会に使用する決算書類は、株主や機関投資家、証券会社などに自社の決算内容を正確かつ分かりやすく伝える役割を持ちます。そのため、決算報告書や決算説明会資料を作成する際には、視覚的に理解しやすいようにグラフや図などを用い、レイアウトも工夫しなければなりません。ただし、写真を多用したり、フォントの大きさがばらつき過ぎるとチラシのような煩雑なイメージを与える恐れもあります。レイアウトを考案する際には、決算資料としての役割を十分に理解したうえで、決算資料として見やすい文書を作成するようにしましょう。

高品質な決算資料が企業イメージに与える影響

株主は会社の所有者でもあり、株主総会での決算報告の内容は株主の企業に対する印象を大きく左右します。また、機関投資家や証券会、報道関係者を対象に開催する決算説明会でも企業の決算の内容や今後の事業計画などについての説明がなされるため、今後の投資活動に大きな影響を与えます。その際、決算内容が思わしくない場合であっても、なぜそのような状況になったのかを明確に説明できる資料や業績回復のための具体的な対策を示す決算資料があれば、企業の将来に期待が持てるはずです。
また、決算内容が良い場合でも、さらなる業績アップを見据え、具体的な事業計画を説明する必要があるでしょう。その際、説明のベースとなる決算資料の印字が美しく、グラフなどの細かな数値もはっきりと見える質の高い資料であれば、説明もより分かりやすくなります。さらに、高品質の決算資料を配布することで、株主や投資家を大切に考え、決算内容をできるだけ正確に説明しようという姿勢を持つ、誠実な企業だという印象を与えられるはずです。例えば、チラシに使用するような薄い用紙に印刷した場合、重要なステークホルダーに対して非常に失礼な印象を与える恐れがあります。決算資料を作成する際には、用紙選びも重要です。

福岡で選ぶべき印刷会社

福岡市内には多くの印刷会社があります。中には、できるだけコストを抑えて決算資料を印刷できる印刷会社に依頼したいと考えるケースがあるかもしれません。しかし、コスト面だけを重視して印刷会社を選ぶと、印刷のクオリティには満足できない可能性があります。
福岡で印刷会社を選ぶ際のポイントを2つご紹介します。

持ち込みデータへの対応力と柔軟性

印刷会社によっては、持ち込みデータに対応していないケースや持ち込めるデータの形式に制限がある場合があります。
例えば、MicrosoftのOffice系ソフトで使用したデータはそのまま印刷することはできません。したがって、Office系ソフトで作成された決算資料のデータは、印刷会社で印刷できる形式に変換する必要があります。しかしながら、全ての印刷会社が持ち込みデータの変換に対応しているわけではありません。そのため、福岡の印刷会社に決算資料の印刷を依頼する際には、持ち込みデータに柔軟に対応できる会社を選ぶことが重要です。

コストパフォーマンスに優れた印刷会社の見極め方

印刷会社によって印刷の料金はさまざまです。印刷方法には、オフセット印刷と呼ばれるものとオンデマンド印刷と呼ばれるものの2種類があります。オフセット印刷とは、印刷したいデータの版を作成し、インキをつけて文字や画像を用紙に転写していく印刷法です。一方、オンデマンド印刷とは、電子写真方式やインクジェット方式などデータを直接紙に印刷するデジタル方式の印刷法であり、版を作る必要がありません。そのため、少ない部数の印刷を行う場合は、オンデマンド印刷に対応している印刷会社の方が印刷料金を安く抑えられる可能性があります。反対に、印刷部数が多い場合にはオフセット印刷の方が安くなるでしょう。
印刷会社には、得意分野があります。これまで、チラシやパンフレットなどの印刷を依頼していた印刷会社であっても、決算資料のような高品質の印刷物の作成実績はないケースもあります。
福岡市内で印刷会社を選ぶ際には、部数に合わせた印刷方式を選べるようオンデマンド印刷とオフセット印刷の両方に対応している印刷会社、また決算資料などの印刷実績を持つ印刷会社を選ぶことをおすすめします。

予算内で高品質な決算資料を作成するコツ

決算報告書や決算説明書などの書類を印刷する際、どんなに高品質の印刷物を作成しようと思っても、予算をオーバーしてしまえば実現は難しくなります。では、どうすれば予算内で納得できる高品質の決算資料を作成できるのでしょうか。

デザインとレイアウトの最適化

決算資料の見た目を美しく整えるためには、印刷技術も必要ですが、まずはデザインやレイアウトが見やすいものでなければなりません。例えば、同じ大きさの文字が羅列しているだけでは重要なポイントが分かりにくく、株主総会や決算報告会の参加者は、決算資料を細部まで詳細に読み込む必要があります。中には資料が読みにくいために、読むのを諦めてしまうケースもあるでしょう。反対にチラシのようにさまざまな大きさ、フォントの文字が並んでいる場合も粗雑な印象を与える可能性があります。分かりやすい決算資料を作るためには、フォントや文字の大きさにも気を配り、グラフや表なども活用することが大切です。

〇印刷部数とコストのバランスを取る方法

例えば、ある程度厚みのある用紙とチラシ印刷に使用する用紙では、用紙の価格が異なります。そのため、チラシに適した薄い用紙に印刷すればコストを抑えられるでしょう。しかしながら、前述のように決算資料がチラシのような用紙に印刷されている場合、株主等に良い印象は与えられません。また、チラシ用紙の場合、裏の印字やグラフが透け、内容も読みにくくなる恐れがあるでしょう。
そのため、印刷コストをできるだけ低く抑えるためには、印刷する部数と価格のバランスを見極めることが大切です。前述のように、印刷方式にはオフセット印刷とオンデマンド印刷の2種類があります。印刷内容や条件などによって変わりますが、一般的には印刷部数が200部未満の場合にはオンデマンド印刷、印刷部数が200〜500部の場合はオフセット印刷の方が費用を抑えられるといわれています。
また、オンデマンド印刷で印刷をする場合でもデータ変換などの処理が必要になるため、1部だけを印刷する場合よりは、多くの部数を印刷した方が1部当たりの印刷費用は安く抑えられます。
決算資料を配布する際には、ある程度配布する人数の目安を把握できるでしょう。コストを抑えるためには、株主総会や決算説明会の参加者の人数を的確に把握し、適切な部数を印刷することが大切です。

〇印刷会社との効果的なコミュニケーション術

福岡の印刷会社の中には、決算資料の印刷を受注している会社もあるでしょう。そのような会社であれば、どのようなレイアウトにすれば、より見やすい決算資料が作成できるのか、決算資料に最適なレイアウトについての知識を保有している可能性があります。また、決算資料を依頼する際には、分からない点などは積極的に質問することをおすすめします。印刷会社が蓄積してきたノウハウを活用すれば、より質の高い決算資料を作成できるようになるでしょう。

決算資料の印刷データの準備と入稿時の注意点

決算資料のデータを入稿する際にはいくつか注意しなければならない点があります。

PDF形式での入稿が推奨される理由

印刷データを入稿する際には、ネイティブデータを入稿する形式と印刷用のPDFデータに変換して入稿する形式があります。昨今では、PDF入稿を推奨する印刷会社が増えているようです。その背景にはPDFデータで入稿をするとデータ容量が軽くなり、入稿しやすくなるという点が関係しています。また、印刷会社で取り扱いのないソフトで作成されたデータであっても互換性を気にせず入稿できる点も、PDF入稿が推奨されている理由でしょう。

〇データ作成時に注意すべきフォントと画像の扱い

フォントは、使用しているパソコン環境に依存しているため、印刷会社で使用していないフォントを使ってデータを作成した場合、文字化けしたり、レイアウトが崩れたりすることがあります。Adobe Illustratorで作成したデータを入稿する際には、フォントをアウトライン化し、画像を埋め込むようにしましょう。また、Adobe Photoshopのデータを入稿する際には、画像が崩れることのないようレイヤーを統合しなければなりません。

〇入稿前に確認すべきチェックリスト

入稿前には次の点を確認するようにしましょう。

• ・入稿データのサイズと注文商品のサイズが合致しているか
• ・カラー設定が正しく行われているか
• ・文字をアウトライン化しているか（Adobe Illustrator）
• ・画像を埋め込んでいるか（Adobe Illustrator）
• ・レイヤーを統合しているか（Adobe Photoshop）
• ・PDFファイルに変換しているか（Microsoft Office系ソフト）

福岡の印刷会社での注文から納品までの流れ

福岡の印刷会社に決算資料の印刷を依頼する場合の流れをご説明します。

見積もり依頼から注文確定までのステップ

まず、印刷会社に見積もりを依頼し、見積もり内容に問題がなければ注文を確定する形となります。インターネットから見積もりを依頼できるケースもありますが、質問したい事項がある場合は電話やメールなどで確認を取るようにしましょう。

〇印刷工程と納期の目安

見積もり取得後、発注をする際には納期の目安について確認しなければなりません。大量の印刷を依頼する場合などは、希望の納期までに納品されないケースもあります。納期の目安については見積もり時点で確認しておくようにしましょう。
見積もり後、発注をするタイミングでデータを入稿し、印刷会社で印刷、納品という流れになります。

〇納品後のフォローアップと追加注文の方法

決算資料の印刷が完成した後、追加で印刷が必要になるケースもあるかもしれません。そのような場合は、どのような形で追加注文ができるのか、見積もりの際にあらかじめ確認しておくことをおすすめします。

福岡で決算資料やチラシ、パンフレットのご依頼なら「西日本高速印刷」へお任せください！

福岡市中央区の西日本高速印刷は、決算資料をはじめとし、チラシや会社パンフレットなど、さまざまな印刷物に対応している老舗の印刷会社です。当社では、WordやExcel、PowerPointなどで作成したデータの場合でも印刷用のデータに変換し、対応しています。また、少部数の印刷も承っており、納期にも柔軟な対応が可能です。福岡市近郊の企業様の場合には、印刷完了後、より迅速にお届けするため当社の担当者が納品に伺うケースもあります。
福岡で決算資料やチラシ、パンフレット等の印刷を依頼できる印刷会社をお探しの際には、ぜひ西日本高速印刷にご相談ください。