福岡の中小企業向け！印刷物のデータ化について過去帳簿管理の全プロセス解説

これまで、電子取引のデータは紙にも印刷して保管する必要がありましたが、2024年1月1日から電子帳簿保存法が完全義務化され、電子取引でやりとりをした請求書や領収書などはデータとして保存しなければならなくなりました。データで保存することが可能になれば、紙のようにかさばることがないため、印刷物を保存するスペースの削減につながったり、必要な情報を検索しやすくなったりというメリットを得られます。帳簿のデータ保存が義務付けられたことを機に、印刷物として保管している過去の帳簿もデータ化したいと考える企業が増えています。では、福岡で過去の帳簿をデータ化したい場合、どのようにすればよいのでほうか。
今回は、福岡市内で過去帳簿の管理に悩む中小企業の方向けに、帳簿の印刷やデータ化を実施する際に必要となるプロセスについて分かりやすくご説明します。

目次

• 過去の帳簿をデータ化する必要性とメリット
• 業務効率化と保管スペースの削減
• 電子帳簿保存法で印刷が禁止されている書類と法的要件
• 過去の印刷書類のデータ化に必要な準備と手順
• 対象の印刷物の選定と分類方法
• スキャニングの基本と注意点
• データ化後の電子データ管理と活用方法
• クラウドシステムの導入と運用
• データ検索機能の活用で業務効率アップ
• データ化に伴うセキュリティ対策とリスク管理
• 情報漏洩防止のための基本対策
• バックアップの重要性と実施方法
• 過去帳簿のデータ化に関するよくある質問と解決策
• データ化の費用対効果は？
• 印刷会社にスキャニングを依頼すべき理由
• データ化にかかる時間とスケジュール管理
• 福岡での印刷・スキャニングのご依頼なら「西日本高速印刷」へお任せください！

過去の帳簿をデータ化する必要性とメリット

電子帳簿保存法の施行によって、要件を満たしていれば、主な国税関係帳簿や国税関係書類も、書類の原本保存の代わりに電子データ化して保存することが認められました。では、過去の帳簿をデータ化するとどのようなメリットを得られるのでしょうか。

業務効率化と保管スペースの削減

紙の帳簿の場合、必要な情報を調べる際には、帳簿を綴じているファイルを探し、その中から必要な情報を手作業で探し出さなければなりません。しかし、帳簿をデータ化する際、指定のキーワードを付与すれば、キーワード検索によって簡単に必要な資料を調べられるようになります。そのため、帳簿のデータ化は業務効率の向上に効果的です。
また、帳簿は数年間にわたって保管しておかなければなりません。情報として保存期限以上、帳簿を保管している企業も少なくないでしょう。しかし、数年分の紙の帳簿を保管すると、その量は膨大なものとなり、保管するためのキャビネット、キャビネットを設置するためのスペースも確保する必要があります。
電子データで帳簿を保存すれば、記録媒体やクラウド上にデータを残すようになるため保管スペースを確保する必要がありません。キャビネットも不要になるため、オフィススペースをより広く利用できるようになるでしょう。

電子帳簿保存法で印刷が禁止されている書類と法的要件

電子帳簿法で紙への印刷を禁じ、電子データで保管することを義務付けたものは、電子取引でやりとりをした次のような書類です。

• ・注文書
• ・契約書
• ・領収書
• ・見積書
• ・請求書など

このような書類を受領した場合だけでなく、送付した場合も印刷はせず、データで保管しなければなりません。
また、国税に関する帳簿書類をパソコンで作成した場合は、電子データとして保存することが認められます。さらに、紙で受領または作成・発行した請求書や領収書などをスキャナで読み取り、電子データで保存することもできるようになりました。
ただし、電子帳簿として保存するためには、真実性の確保と可視性の確保という2つの要件を満たす必要があります。
真実性の確保とは改ざんを防止するための措置であり、真実性を確保するためには次の4つの措置のうちいずれかを行わなければなりません。

• ・タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• ・タイムスタンプを付与してデータを保存する
• ・訂正や削除の履歴が残るシステムまたは訂正や削除を行えないシステムを利用する
• ・事務処理の規定を制定し、不当な訂正や削除を防止する

可視性の確保のためには、次のような対応が必要です。

• ・保存場所にパソコンやモニター、操作説明書などを備え付け、速やかにデータを確認できる状態にしておく
• ・取引年月日や金額、取引先などについて検索できる機能を確保しておく

過去の印刷書類のデータ化に必要な準備と手順

過去の帳簿のデータ化は、次のような手順で進めます。

対象の印刷物の選定と分類方法

過去の帳簿や印刷された書類をデータ化する場合は、どの書類をデータ化するのか、対象となる書類を選定することから始めます。また、分類方法には帳簿の種類ごとに分類する方法や、時期ごとに分類する方法などがあります。
過去の領収書や請求書、契約書、納品書などの重要書類をスキャナ保存する場合には、管轄の税務署に適用届出書を提出する必要がある点を忘れないようにしましょう。また、一般書類に関しては適用届出書の提出なく、スキャナ保存が可能です。

スキャニングの基本と注意点

スキャニングとは、印刷された書類などを電子データに変換することです。スキャニングをすれば、紙の書類を電子化して保存できるため、データとしての活用が可能になります。
スキャニングをする際には、解像度の設定が可能です。解像度が低い状態だと文字が読みにくくなる恐れがありますが、解像度が高すぎるとデータ容量が大きくなり、データを保存する際にデメリットが生じます。そのため、スキャニングをする際には適度な解像度を設定しましょう。
また、電子データ化しても検索しやすいような形で保存できなければ、必要な時に必要な情報を探し出すことができません。
加えて、電子化するにあたってはセキュリティ対策を実施しなければならない点も忘れないようにしましょう。

データ化後の電子データ管理と活用方法

印刷書類をスキャニングによって電子データ化した場合には、どのようにデータを管理すればよいのでしょうか。また、電子データの活用方法についてもご説明します。

クラウドシステムの導入と運用

書類をスキャニングによって電子化した場合、電子データを適切に保存しなければなりません。過去の帳簿等の保存だけを検討しているのであれば、適切な記録媒体に保管すれば問題はない場合も多いでしょう。しかし、電子帳簿保存法に対応していく場合、タイムスタンプを押すか、改ざんできないシステムを使用する必要があります。
そのため、今後、電子帳簿保存法に対応していく場合には、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスの活用を検討した方が良いかもしれません。電子帳簿対応のクラウドシステムとしては、SaaS型のクラウドサービスが例示されています。
クラウドサービスを利用すれば、サーバの調達もメインテナンスも不要となり、社内の運用が楽になります。また、クラウドサービスを利用する場合、複数のサーバに分散保存もできるため、データ破損のリスクも抑えられます。

データ検索機能の活用で業務効率アップ

電子データ化する際に、検索用キーワードを付与し、文書管理システムに登録をすれば、データを簡単に検索できるようになります。
紙で書類を管理していた場合、書類を保管している書庫やキャビネットに行き、対象のファイルを探し、ファイルの中から必要な情報を見つけるという作業が必要でした。さらに目的の書類が見つかった場合、必要な確認作業が終わったら、再び書類の保管場所に行き、ファイルを戻さなければなりません。重要書類であれば簡単に持ち出しができないよう、書類管理の手間もかかったはずです。
しかし、データ検索が可能になれば、情報の検索もスムーズに行えるようになるだけでなく、書類の管理の手間も軽減できます。また、データで管理をすれば書類を紛失する恐れもありません。

データ化に伴うセキュリティ対策とリスク管理

電子データ化を進める際には、データ化に伴い発生するリスクに備え、万全のセキュリティ対策を施す必要があります。

情報漏洩防止のための基本対策

帳簿や印刷書類の電子化は、業務の効率化につながりますが、容易にデータにアクセスできる環境では、情報漏洩のリスクが高まります。そのため、重要書類を電子化する際には、データにアクセスできる権限を特定の社員だけに付与したり、データにアクセスできるパソコンを限定したりする必要があるでしょう。また、外部からの不正アクセスを防ぐシステムの導入はもちろん、外部からのアクセスを遮断することもできるVPNと呼ばれる仕組みなどの導入を検討した方が良い場合もあります。

バックアップの重要性と実施方法

例えば、火災や水害が発生した場合、紙の印刷物も損傷を受ける可能性がありますが、電子データを保存した媒体も損傷する恐れがあります。また、電子データを保管していた機器が故障した場合も、同様に電子データの復元は難しくなるでしょう。そのため、書類を電子化した場合は、万が一の時にデータを復元するためのバックアップを取る必要があります。
バックアップを取る方法はいくつかの手段があります。具体的には、外付けのSSDやHDDなどの記録媒体に保管する方法、クラウドストレージサービスを利用してデータを保管する方法などが考えられます。ただし、記録媒体に保管する場合には、保管場所を考えないと、災害などが起きた場合にバックアップデータも消失してしまう恐れがあるため、リスクヘッジのために別の場所で保管するとよいでしょう。

過去帳簿のデータ化に関するよくある質問と解決策

過去帳簿の電子データ化に関してよくある質問とその解決策を3つご紹介します。

データ化の費用対効果は？

帳簿や書類の電子化には、費用がかかりますが、データ化する書類の量やページ数などによって費用は変わってきます。しかし、電子化によって必要な書類を短期間で検索できるようになれば、業務効率化により、人件費を削減できるでしょう。
ある会社の調査によると、従業員が必要な書類を探すために、1日あたりおよそ20分、年間にして約80時間もの時間を充てていることが分かっています。従業員の人件費を時間あたり2,000円と仮定した場合、電子化によって年間、1人あたり160,000円の人件費をカットできます。同様の業務に就く従業員が5人いた場合は年間80万、10人いた場合は160万円もの人件費の削減が可能になるのです。今後、何年も紙の書類を探す状況が続くとなれば、人件費の額の累計はさらに大きくなります。
また、紙の書類をファイルする手間、印刷するための用紙、ファイルやキャビネットの購入費用、保管倉庫の賃料なども軽減できます。データ化の費用対効果を考えるときは、データ化にかかる費用とデータ化によって削減できるこれらの費用を合わせて検討するようにしましょう。

印刷会社にスキャニングを依頼すべき理由

過去帳簿のデータ化をする場合、スキャニングを行います。スキャン機能を持つ複合機などがあれば、社内でも過去の印刷物をスキャニングし、書類をデータ化することが可能です。しかし、膨大な量の書類を1枚、1枚、スキャンするとなるとかなりの時間が必要になります。従業員にスキャニングを任せれば、その分、他の仕事ができなくなり、残業時間も増えるため、人件費のアップにもつながります。印刷会社では、高速でスキャニングできる機器を備えているため、自社で行う場合に比べてスピーディーにデータ化が可能です。また、データ化後に検索しやすい状態に整えるサービスも提供している点も印刷会社にスキャニングを依頼するメリットです。
ただし、帳簿など重要な書類を預けることになるため、スキャニングを依頼する印刷会社を選ぶ際には、信頼できる会社であるかを十分に確認する必要があるでしょう。福岡の企業であれば、配送中のトラブルにも備え、遠方の会社ではなく、福岡市内の印刷会社にスキャニングを依頼すると安心です。

データ化にかかる時間とスケジュール管理

データ化にかかる時間もスキャニングする書類の量によって変わってきます。データの内容や量によって異なりますが、1時間で数百枚のスキャンができるケースもあります。また、スキャニング後、データとして利用できるようにするためには、キーワードを付与する作業も必要です。
帳簿書類のデータ化を検討しているようであれば、スキャニングサービスを提供している印刷会社に見積もりを依頼する際、データ化にかかる時間や納期などについて、併せて確認するようにしましょう。

福岡での印刷・スキャニングのご依頼なら「西日本高速印刷」へお任せください！

紙に印刷した状態で保管している帳簿や書類は、非常にかさばるものです。また、印刷物は一定の場所にしか保管できないため、必要な情報を探すときには、検索がしにくいというデメリットがあります。
大量に保存している過去の帳簿や印刷書類を電子化すれば、必要な情報の検索がしやすくなるため業務効率の向上が期待でき、保管場所に悩むこともありません。
福岡の西日本高速印刷では、スキャニングサービスを提供しており、検索用キーワードを付与しながら、電子化後も検索しやすい状態でデータをお返しします。また、希望がございましたらデータメディア耐火金庫での保管サービスも承っています。
福岡市内でスキャニングを検討されているようでしたら、ぜひ西日本高速印刷にご相談ください。