福岡の企業必見！コスト削減に役立つ印刷とスキャニングサービスとは？

印刷会社にはいくつかの業態があることをご存じですか？コストを削減しながら、高い効果を得るためには、作成したい印刷物の内容に合わせ、適した印刷会社を選ぶことが大切です。
また、印刷会社ではスキャニングサービスにも対応しているケースがあります。紙で保管していた書類をスキャニングすれば業務効率の改善が期待できます。
今回は、福岡の企業様にぜひご覧いただきたい印刷会社選びのポイントやスキャニングサービス活用のメリットについてご紹介します。

目次

• 印刷とスキャニングサービスの種類と特徴
• 一般的な印刷サービスの内容
• スキャニングサービスの具体的な利点
• ペーパーレス化による業務効率の向上
• 福岡の印刷会社の選び方：用途別のおすすめ
• ビジネス用途の印刷物に適した会社の特徴
• イベントや展示会用の印刷に強い業者の特徴
• コスト削減を目指すためのスキャニングの活用方法
• 電子化による書類管理コストの削減
• OCR処理を活用した検索性の向上
• 印刷とスキャニングサービスを依頼する際の注意点
• 事前に確認すべき印刷物の仕様と納期
• スキャニング時のセキュリティ対策
• 印刷物の持ち込みに関する留意事項
• 福岡での印刷・スキャニングのご依頼なら「西日本高速印刷」へお任せください！

印刷とスキャニングサービスの種類と特徴

印刷会社では、紙に印刷を行う従来のサービスだけでなく、紙の情報をデータ化するスキャニングサービスも提供しているケースが多くなっています。
印刷サービスの内容とスキャニングサービス活用のメリットについてご説明します。

一般的な印刷サービスの内容

印刷サービスとは、顧客からデータを受け取り、チラシやパンフレット、ポスターなどを印刷し、印刷物を提供するサービスです。昨今では、インターネットでデータを送付し、印刷を受け付けるオンライン印刷サービスも普及しています。また、印刷会社と打ち合わせをしながら、印刷物のデザインを作成し、印刷までを行うサービスに対応しているケースもあります。
一般的に印刷会社が提供している印刷サービスは次のようなものであり、福岡の印刷会社「西日本高速印刷」でも、さまざまな印刷依頼に対応しています。

• ・チラシ印刷
• ・パンフレット印刷
• ・冊子印刷
• ・ポスター印刷
• ・名刺印刷
• ・封筒印刷
• ・スキャニング

スキャニングサービスの具体的な利点

スキャニングサービスとは、書類や写真などをスキャナーで読み取り、デジタルデータに変換するサービスのことです。スキャニングサービスでは、紙ベースで保管されているものをスキャナーで読み取り、希望のファイル形式でデータ化します。
スキャニングサービスを活用すると、業務の効率化やコスト削減などさまざまなメリットを得られます。スキャニングサービスの主な活用メリットは次の通りです。

• ・業務の効率化
• ・書類の保管スペースの圧縮
• ・業務効率化や省スペース化によるコストの削減
• ・セキュリティ対策の強化
• ・環境負荷の軽減

ペーパーレス化による業務効率の向上

スキャニングサービスを活用する最大のメリットは、業務効率の向上であると言えます。会社の歴史が長くなるほど、会社の事業規模が大きくなるほど、書類は増えるものです。業務の中で、過去の取引記録や契約書、顧客の情報などを探さなければならないケースがあるでしょう。そのような場合、膨大な資料の中から必要な資料を探し出さなければならず、手間と時間がかかります。
スキャニングサービスを活用し、書類をデータ化すれば、簡単に必要なデータの検索が可能です。サーバー上にデータを保管しておけば、書庫に行く必要もなく、デスクにいながら必要な情報を得られるため、業務効率を向上させます。

福岡の印刷会社の選び方：用途別のおすすめ

福岡には多数の印刷会社があります。しかし、印刷会社と一口に言っても、得意分野には違いがあります。
印刷会社は大きく分けると次のような種類に分類でき、福岡市内の印刷会社にもさまざまな業態があります。

• ・書籍や雑誌の印刷を行う「出版印刷」
• ・チラシやパンフレットなどの印刷を行う「商業印刷」
• ・名刺や封筒、申込書、請求書等の印刷を行う「事務用印刷」
• ・株券や商品券など、ホログラムや箔押しなどの技術を使用する「証券印刷」
• ・プラスチックや布などに印刷を行う「特殊印刷」

印刷会社の中には、複数の印刷分野にまたがり幅広い印刷に対応しているところもありますが、中小規模の印刷会社では多くの場合、特定の分野を得意としています。そのため、福岡市内で印刷会社を選ぶ際には、用途に応じて適した印刷会社を選ぶことが大切です。

ビジネス用途の印刷物に適した会社の特徴

申込書や見積書、請求書などのビジネスで利用する伝票類の印刷を依頼したい場合には、事務用印刷を得意としている印刷会社がおすすめです。事務用印刷に対応している印刷会社では、複写式の伝票やミシン目、パンチ穴などの加工が必要なビジネスフォームなどの印刷に対応しています。
事務用印刷は小型の印刷機械を使い、単色や2色印刷を行っているケースが多く、比較的小規模の会社が多くなっています。

イベントや展示会用の印刷に強い業者の特徴

イベントを告知するチラシや展示会で掲載する大判ポスターなどの印刷を依頼したい場合には、商業印刷を得意とする印刷会社を選ぶとよいでしょう。商業印刷では、オンデマンド印刷とオフセット印刷という印刷方式が利用されます。
オフセット印刷は、版を作成し、印刷を行う方式です。版を作るコストがかかる分、小ロットの場合は単価が高くなりますが、大量に印刷する場合はコストを抑えられます。一方、オンデマンド印刷は版を作らずに、デジタルデータを直接印刷する方式です。必要な部数だけの印刷が可能になるため、展示会用のポスターを印刷したい場合など、少ない部数の印刷をする際にはオンデマンド印刷の方がコストを抑えられます。
イベントや展示会など、販促を目的として製作するチラシやポスターなどの印刷であれば、美しい印刷を叶えられる商業印刷に注力した印刷会社を選ぶとよいでしょう。

コスト削減を目指すためのスキャニングの活用方法

スキャニングはコスト削減にもつながります。ここでは、スキャニングによって叶えるコスト削減法についてご紹介します。

電子化による書類管理コストの削減

まず、膨大な数の書類を保管するためには、書類を保管する場所を確保しなければなりません。また、書類保管用のキャビネットの購入も必要になるでしょう。書類が増えれば増えるほど、キャビネットも必要になり、キャビネットを置くためのスペースも必要になります。
キャビネットを置くスペースを確保できなくなれば、より広いオフィスを借りなければなりません。
しかし、データ化すればハードディスクやクラウド、小さな記録メディアに保管できるようになります。紙で保管している状態に比べると、物理的に保管するものの大きさがかなり小さくなるため、大きなキャビネットは要りません。キャビネットを並べるスペースも不要となるため、書類保管に比べ、キャビネットの購入代とオフィス賃料の削減が可能です。
また、データ化によって容易に情報の検索ができるようになれば、人件費の削減にもつながります。紙の書類の場合、書類を所定の場所にファイリングし、保管する手間が必要です。さらに、特定の情報が必要になった場合は、キャビネットから該当するファイルを引き出しし、必要な書類を探さなければなりません。書類を使用した後はまたキャビネットからファイルを取り出して所定の場所に書類を戻すという作業が必要になります。
これまで紙の書類の管理にかかっていた時間は決して少なくないはずです。スキャニングによって書類管理の負担を軽減できれば、書類を探すために費やしていた時間を削減でき、本来の業務に集中して取り組めるようになるため、生産性もアップします。従業員1人あたりの生産性が高まれば、結果として人件費の削減につながるでしょう。

OCR処理を活用した検索性の向上

OCRとは、Optical Character Readerの頭文字を取った言葉で、OCR処理とは紙やPDFなどの画像データに含まれる文字をテキストなどのデジタルデータに変換する技術を指します。 文書をスキャニングしただけでは、データは画像として読み込まれるだけです。したがって、スキャニングをする際には、紙に書かれた文字をテキストデータに変換しなければなりません。この画像データの文字部分をテキストデータに変換してくれる処理がOCR処理です。
紙の書類に記載されている文字を、人が手作業で入力していけば、スキャニングをしなくても紙ベースの情報をデータ化することはできます。しかし、膨大な量の文字の入力には多くの手間と時間がかかり、人の作業によるもののため、入力ミスが発生する恐れがあります。
一方、スキャニングと同時にOCR処理を行えば、データ入力の手間をかけずに、効率よく紙の書類のデータ化が可能になります。また、テキストデータに変換すれば、キーワード検索が可能になるため、書類の検索性も向上するのです。

印刷とスキャニングサービスを依頼する際の注意点

さまざまな業界で労働力不足が深刻化している中、限られた人数で生産性を高めるためには、業務効率の向上が欠かせません。また、スキャニングサービスの活用によって書類のデータ化を進めれば、書庫スペースも圧縮できるため、コスト削減とともに働きやすいオフィス環境の整備も可能にします。さらに、用途に応じた印刷会社に印刷を依頼すれば、クオリティの高い印刷物を作成でき、集客にも効果的です。
しかしながら、印刷やスキャニングサービスを依頼する際には、注意しなければならないこともあります。印刷会社に発注をする前には、次の3つのポイントを確認しておきましょう。

事前に確認すべき印刷物の仕様と納期

印刷を依頼する際には、印刷する用紙の種類やサイズ、使用するインクの数など、印刷物の仕様を確認しておきましょう。チラシやパンフレット、ポスターでは、適した用紙は変わってきます。
印刷会社を選ぶ際には、コスト面だけを重視するのではなく、印刷物に適した用紙の選び方のアドバイスをもらえるなど、相談しながら仕様を決定できる会社を選ぶことをおすすめします。また、発注する際には部数を伝えたうえで、どのくらいの納期がかかるのか、スケジュールについても確認することを忘れないようにしましょう。

スキャニング時のセキュリティ対策

顧客情報や取引情報が含まれる文書は、機密情報にも該当します。万が一、スキャニングサービスを依頼したことで、情報が外部に漏洩してしまった場合、取引先との関係に影響を与える可能性があります。信頼関係が崩れれば、事業の存続にもつながる大きなトラブルに発展する恐れもあるでしょう。
スキャニングサービスを依頼する際には、情報漏洩がなされることがないよう、文書の集配送からスキャン作業、保管まで、しっかりとしたセキュリティ対策を実施している印刷会社を選ぶことが大切です。

印刷物の持ち込みに関する留意事項

印刷物のデータ形式によっては、入稿時のフォーマットが印刷に適していないケースがあります。その場合、印刷会社でデータの変換を行わなければなりません。印刷会社が持ち込むデータの変換に対応しているかどうかも事前に確認しておきましょう。
また、スキャニングを依頼する場合も、希望するファイル形式に印刷会社が対応しているかを確認しておいた方が賢明です。加えて、原本となる書類の取り扱いや返却方法についても確認しておくとよいでしょう。

福岡での印刷・スキャニングのご依頼なら「西日本高速印刷」へお任せください！

西日本高速印刷は、福岡市中央区にある老舗印刷会社です。チラシやパンフレット、ポスターなど、さまざまなニーズに合わせた美しい印刷物をリーズナブルな価格で提供しています。また、古い文献や大判図面などのスキャニング、伝票や請求書などの異なる紙質のスキャニングも可能です。スキャニング後は、指定のファイルに変換したうえで、検索用キーワードを付与し、CDまたはDVDで納品いたします。ご希望があれば、データメディア用の耐火金庫での保管も可能です。社内のセキュリティ対策にも万全を期しておりますのでご安心ください。
福岡で印刷やスキャニングサービスを検討されている際には、お気軽に西日本高速印刷にお問い合わせください。