福岡でコストパフォーマンスに優れたデータ入力業者の見極め方を徹底解説！

顧客情報や名刺などの情報を紙で管理している場合、必要な情報を必要なときに抽出したり、一斉にお知らせなどを送付したりすることはできません。しかし、紙で管理している情報をデータ化するとなると、データ入力には手間と時間がかかります。データ化したい情報があるものの、データ入力をする時間や人手がないとお困りの場合もあるのではないでしょうか。
そのような場合には、データ入力の代行業者に作業を委託することをおすすめします。データ入力代行業者に作業を依頼すれば、事務作業の負担軽減や人件費の節約ができます。しかし、初めてデータ入力の代行業者を探す場合には、どのような業者を選べばよいのか悩むこともあるでしょう。
そこで今回は、福岡でデータ入力業務の代行業者を選ぶ際のポイントをご説明します。

目次

• データ入力業務で必要なプロセスや種類
• データ編集
• データ管理
• データ入力
• 福岡でデータ入力業者を見つけるための大切なポイントとは？
• コストパフォーマンスから考える
• 口コミを探してみる
• 品質や業者の信頼性を評価する
• 過去の実績と時間内納品の実績はどうか
• データセキュリティ対策はどうなっているか
• 問い合わせをした際の顧客対応やコミュニケーションを確認
• アフターフォローの確認
• 西日本高速印刷で扱っているデータ入力の種類
• 名簿入力
• はがき入力
• アンケート入力
• 名刺入力
• 申込書入力
• 過去の帳簿のデータ化
• 西日本高速印刷ではスキャニングにも対応しています
• コストパフォーマンスを意識したデータ入力なら「西日本高速印刷」へ

データ入力業務で必要なプロセスや種類

まずは、データ入力業務を行うにあたって必要となる作業についてご紹介します。データ入力代行業者では、次のような作業を行います。

データ編集

すでに入力済みのデータがある場合には、印刷に適した形式に変更する必要があります。ワードやエクセルなどで作成したでデータは、バージョンの違いによって体裁が崩れたり、文字化けが起きてしまったりするケースもあります。データ入力業務ではデータ編集の作業も行います。

データ管理

紙ベースで保管していたデータをデジタル化する場合、紙で管理していた情報をデータとして管理しなければなりません。デジタルデータをばらばらな形式で保管していると、データを活用するときに手間が生じます。そのためデータは活用しやすい形で統一し、管理する必要があります。

データ入力

手書きや印字された紙ベースの情報をパソコンに入力します。データ入力代行業者では、手書き名簿やスキャンされた名刺の情報、アンケートデータなどの情報を入力し、データをリスト化していきます。データ入力後は、入力ミスがないように一文字ずつチェックをします。

福岡でデータ入力業者を見つけるための大切なポイントとは？

福岡市にもデータ入力の代行業者は多くあります。しかし、データ入力の代行業者といっても、それぞれの業者が同じ価格で、同品質のサービスを提供するわけではありません。
信頼できるデータ入力業者を選ばなければ、かえってコストが割高になってしまったり、入力のミスが多かったりといったリスクが生じる可能性もあります。
データ入力代行業者選びで失敗しないために、ここでは福岡でデータ入力の代行業者を見つける際に確認したいポイントを7つご紹介します。

コストパフォーマンスから考える

データ入力業務を外注する最大のメリットは、社内での業務効率を向上させ、コストを低減することです。しかしながら、データ入力業務を外注してもその費用が人件費よりも高くなってしまう場合は、かえってコストがかかってしまいます。反対に、料金設定が相場に比べて極端に安い場合は、入力ミスが多く発生するなど、クオリティに難がある場合もあります。
データ入力を依頼する際には見積りを確認し、内容に見合った金額であるかどうか、コストパフォーマンスを確認することが大切です。

口コミを探してみる

口コミは、企業が自社をアピールする情報とは異なり「利用者」という立場でサービスや商品を利用した人がその感想を述べるものです。そのため、利用して感じた率直な意見を知ることができ、サービスを選ぶ際には非常に参考になります。ご自身で購入を検討する商品やサービスを選ぶ際には、インターネット上にある利用者の口コミを確認するケースも少なくないでしょう。データ入力業者を探す場合にも、これまでの利用者の口コミを確認し、評価の高い会社を選ぶと業者選びの参考にできます。

品質や業者の信頼性を評価する

データ入力を外注しても、入力ミスが多ければ完成したデータを十分に活用することができません。データ入力の代行業者によっては、より安価な価格で集客するために、入力データのチェックを十分に行う体制を整えていないケースもあるのです。データ入力をする人だけが内容のチェックを行った場合に比べ、二重三重のチェック体制を用意している代行業者の方が、入力ミスは抑えられ、質の高いデータを納品できる可能性が高くなります。また、データ入力を依頼するにあたっては事前の打ち合わせも重要です。疑問や質問に対しての回答は明確であり、かつ誠実な対応であるかどうかも信頼できるデータ入力代行業者であるかどうかのチェックポイントです。

過去の実績と時間内納品の実績はどうか

過去にどのようなデータ入力の実績があるかという点も、データ入力代行業者を選ぶ際には重要です。経験が豊富な業者ほど、経験の中からデータ入力業務のノウハウを身に着けているため、質の高い作業が可能になります。業者選びの際には、過去にどのようなデータ入力を扱ってきているのか、どの程度のボリュームのデータ入力まで対応できるのか、実績について確認するようにしましょう。
また、納期までにしっかりデータ入力を完了させることができるのか、時間内納品の実績についても確認が必要です。過去にそれほどデータ入力を代行した実績がない業者の場合、データ入力の作業に要する時間を読み切れず、無理なスケジュールで受注を受けてしまう可能性があります。入力代行を依頼するデータの種類やボリュームを伝えたときに明確な納期を提示できる業者であれば、入力代行の実績も豊富にあり、スピーディーな対応が可能な業者であると判断できるでしょう。

データセキュリティ対策はどうなっているか

データ入力代行業者を選ぶうえで、忘れてはならない重要なポイントがセキュリティ体制です。データ入力の代行を依頼する際には、社内が保有する重要な情報を渡すことになります。万が一、顧客情報やアンケート結果など、社外秘の重要な情報が漏洩した場合、企業としての危機管理体制が問われることになるでしょう。
データ入力代行業者を選ぶ際には、プライバシーマーク取得業者や個人情報保護方針を策定してウェブサイトに明記している業者など、厳格な情報管理体制を整えている代行会社を選ぶことが大切です。

問い合わせをした際の顧客対応やコミュニケーションを確認

実績が豊富にあり、プライバシーマークを取得しているデータ入力代行業者であっても、問い合わせの際の対応に疑問を抱くようであれば、スムーズな取引ができない可能性があります。データ入力を依頼する際には、どのような形で納品をしてほしいのか、希望のフォーマットや希望の納期などについて打ち合わせを行うケースがほとんどです。しかし、問い合わせ時に求めるような対応が得られなかった場合やうまくコミュニケーションが図れない場合、意思の疎通が難しく、要望がしっかり伝わらない可能性があります。
問い合わせ時点の担当者の対応をしっかり確認し、信頼できるデータ入力業者であるかどうかも判断するようにしましょう。

アフターフォローの確認

データ入力が完了し、期日までに納品された場合でも、納品形式が希望の形ではなかったり、ミスが発覚した場合にどのような対応ができるのかもデータ入力代行業者を選ぶ際の大切なポイントです。
データの納品までではなく、納品後のアフターフォロー体制も事前にしっかり確認しておくようにしましょう。

西日本高速印刷で扱っているデータ入力の種類

西日本高速印刷では、福岡市内や福岡県内の企業はもちろん、さまざまなエリアの企業からご依頼を受け、データの入力代行を承っております。当社では、次のようなデータの入力に対応しています。

名簿入力

顧客リストや会員名簿など、これまで紙で管理していた情報のデータ入力に対応しています。名簿を紙で管理している場合は、お知らせなどを一斉に送付したいときに、その都度、手書きで宛名を記載しなければなりません。データで管理できるようになれば、必要なときにデータを使って効率的にお知らせの送付が可能です。
名簿をデータで管理したいけれど、データ入力の手間に悩んでいるという場合には、ぜひ福岡市の西日本高速印刷にお任せください。

はがき入力

当社では、顧客から送付されてきた応募はがきからの名簿の作成業務も承っています。顧客情報をデータ化できれば、新製品や新商品の情報を告知したり、さまざまなプロモーションに利用できるリストとなります。しかし、はがきに記載されている情報のデータを入力するには手間がかかります。はがきのデータ入力の代行も福岡市の西日本高速印刷にお任せください。

アンケート入力

当社ではアンケート結果の入力も代行します。選択式のアンケートだけでなく、手書き記述式のアンケート内容にも対応可能です。データ入力の代行だけでなく、アンケート結果を活用できるようにデータの集計や結果のグラフ化も行ったうえで納品をします。

名刺入力

各営業担当者が名刺交換した情報は、社内の貴重な情報です。名刺をスキャンしただけで、リスト化していない場合、せっかくの情報を会社全体で活用できません。福岡市の西日本高速印刷では、スキャンデータからの文字起こしにも対応しています。

申込書入力

手書きの申込書で管理していた顧客データの入力も代行します。データ入力によって作成したリストを使用すれば、データの抽出もしやすくなり、データの活用が進みます。

過去の帳簿のデータ化

過去の手書きの帳簿が大量にある場合などは、帳簿をスキャンし、データ化すると便利です。福岡市の西日本高速印刷では、過去の帳簿のスキャン作業とデータ化にも対応します。

当社のデータ入力サービスについては、こちらで詳しくご説明しています。

西日本高速印刷ではスキャニングにも対応しています

スキャニングとは、スキャナーを用いて写真や文章を読み込み、デジタルデータに変換する作業です。福岡市の西日本高速印刷では、さまざまな書籍の電子化にも携わってきた実績があります。旧字体などの古い文献や大判の図面、伝票・請求書などの書類、カルテ、レントゲン写真などのスキャニングも可能です。また、当社ではスキャニング後、データを活用できるようにデジタルアーカイブの作成にも対応できる形で納品しています。

コストパフォーマンスを意識したデータ入力なら「西日本高速印刷」へ

福岡市の西日本高速印刷は、創業70年の歴史を持つ印刷会社です。印刷会社として培ってきた校正のノウハウを活かし、正確でスピーディーなデータ入力の代行を行っています。プライバシーマークも取得しており、個人情報を含めたデータのセキュリティ対策も万全です。福岡のデータ入力代行会社をお探しの際には、コストパフォーマンスの高いサービスを提供する西日本高速印刷にお任せください。